双重聘用政策

总统内阁于2016年6月28日通过
Revisions adopted 7/26/16; 11/28/22

联系人

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主管人力资源的副校长，询问有关此政策的信息
Ron Stalnaker，代理首席商务官		rstalnakerFREEOMNIUPDATE
丹妮尔·卡洛威，人力资源总监	ext. 2035	dcallowayFREEOMNIUPDATE
帕梅拉·亚当斯，双重任命协调员	ext. 2024	padamsFREEOMNIUPDATE

政策声明

由两个或两个以上的机构雇用职员、教员和学生 the 佐治亚大学系统 (美国政府) during the same period of time is a recognized 将成本控制在最低限度并使整个系统的资源利用率最大化的方法 美国政府.

该政策定义了三种类型的双重任命:

1. 1. 正在进行的双重委任
   2. 偶而双重委任
   3. 兼职双重职位

如果提供服务的个人正在工作，则此策略目前不适用 担任下列职务:

• • 借来的服务
    • 一名员工在其他机构100%履行了他们的时间承诺 而不是他们的家庭机构
    • 申请机构承担该员工全部费用的100%.
    • 外借员工未填写双重聘用协议. 它们被覆盖了 通过各机构之间的协议备忘录.
  • 酬金(联邦法规和适用的董事会政策适用于酬金)
  • 机构内部额外薪酬
  • 独立的承包商
  • 另一个国家机构的雇员
  • 教授eCore或emmajor课程
    • 教授eCore或emmajor的教师不被eCore、emmajor或大学聘用 西乔治亚州(eCore和emmajor的行政所在地).
    • Faculty teaching eCore or eMajor do so through the appointment at their home institution 并且不应该作为双重任命的雇员来处理.
    • The process for faculty approval to teach eCore or eMajor is administered by the University 在西乔治亚州，但教师必须获得批准才能教授eCore和emmajor 教员所在机构.

政策原因:

本政策的目的是确保美国政府符合联邦和 并确保双重任命者得到适当的补偿 工作承诺超出其正常工作承诺涉及一个以上单位的 美国地质调查局. 已经开发了流程和定义，以确保应用程序的一致性 美国政府的双重任命.

受本政策影响的实体:

佐治亚大学系统的所有单位都适用这项政策.

谁应该阅读本政策:

所有人力资源人员，教务处人员，以及内部员工 佐治亚大学系统应该了解这一政策.

本政策的网址:

• 业务流程手册.3.3联合编制 
• Human Resource Administrative Practice Manual: Classification, Compensation and Payroll (PDF) 
• 人力资源行政实务手册:双重任用 (PDF)
• 学术与学生事务手册.3约会 
• 学术与学生事务手册.10师资过剩 

定义和核心职责:

〇双重任命 当请求机构需要特定的知识和/或技能时发生 set from an employee that is currently 工作ing at another institution (首页。 Institution) 在佐治亚大学系统(美国政府)和:

1. 1. 已符合批准要求;
   2. 这笔交易符合美国政府的最大利益，而且
   3. Such service will not have a detrimental effect on their 首页。 Institution 工作承诺.

An employee who is dual employed may also be referred to as a shared employee if they 是否向两个或两个以上的机构提供服务并分担相关费用.

双重职位的类别:

1. 1. 全职等同双重职位:
      1. Employee is shared by two or more institutions on an ongoing basis (semester or specified 任期)和工作承诺等于一个全职工作时间. 各机构分担相关费用.
      2. 对于签约员工，这种安排需要一份合同附录. 参见 4.《十大正规网赌平台》第11章.
   2. 超过全职等同双重职位:
      1. 全职12个月员工
         1. Employee is 工作ing full time for 首页。 Institution and 工作ing outside normal business hours for a 请求机构; or
         2. 员工因有事从固定岗位休年假;
         3. 两者的组合i. 和第二.
   3. 兼职及/或临时雇员:
      1. 兼职和/或临时雇员有资格获得双重任命. 条件 教职员兼职工作的详细情况见教务处和学生事务处 手册第4部分.2.

双重聘用对非全日制福利资格的影响:

Institutions shall coordinate when hiring this category of employee to ensure 合规 根据雇员类别策略中的定义，获得福利资格 载于《十大正规网投平台》. 如果结合工作 产生符合福利资格的结果(在审计业务开始时或在审计业务结束后) ACA measurement period), the institutions are required to 从er benefits to the employee 并分担相关成本. 请求机构将负责 payment for their proportional share or jointly negotiated cost of applicable benefits 以及相关的工资.

十大正规网投平台交易业务的法律限制的双重任命影响 雇员自己的州机构:

州法律禁止州政府雇员与自己的雇员“做生意” 除非交易属于某些例外情况. 看到 O.C.G.A. §45-10-20至§45-10-28. 在某些情况下，员工承担 在第二机构的受雇角色可能构成与 他或她自己的代理.e. 十大正规网赌平台校董会. 这些情况需要逐案考虑. 然而，作为一个 一般准则:“相当于全职以上的双重任命”，其中 员工在其工作期间请年假到申请机构工作 normal business hours at the 首页。 Institution will likely constitute such a transaction, 以及员工工作的“相当于全职以上的双重任命” 全职为家庭机构工作，然后在正常工作时间以外工作 请求机构通常也会这样做. “相当于全职的双重职位” conducted during normal business hours and coordinated between the 首页。 and Requesting 机构可能不会构成这样的交易.

与雇员自己的国家构成“交易业务”的情况 机构，定义在0.C.G.A. §45-10-20，除非符合以下条件之一，否则禁止使用 以下例外情况:

• • Full-time employee where the second appointment is serving as a member of the governing 私人的、非盈利的、教育的、运动的或研究相关的基金会的董事会 或为支持高等院校而组织的协会 在乔治亚州接受教育，并为促进这一目的可办理业务 与该等院校或大学系统校董会合作;
  • 兼职雇员，第二次预约不超过250美元 交易，在历年累计不超过$9,000;
  • Full-time or part-time employee (where the second appointment is part-time) who holds 在认可的学院或大学获得博士或硕士学位，并且/或者是一个 licensed physician, dentist, or psychologist, a registered nurse or licensed practical nurse, or a certified oral or manual interpreter for deaf persons, chaplain, or firefighter; O .的其他审批要求.C.G.A. §45-10-25(a)(8)符合;
  • 第二次聘任为教师的全职或兼职员工 or instructor of an evening or night course or program; and the other approval requirements 的阿.C.G.A. § 45-10-25(a)(15) are met; or
  • 第O条规定的任何其他适用的例外情况.C.G.A. 第十章第四十五篇 2.

家庭机构:

雇用应他人要求提供服务的个人的机构 美国政府机构. 家庭机构是雇员的主要工作场所 以及他们在哪里领工资.

职位及职责:

• • 是否根据附录A的例子由双重委任协调员指定
    • 如果不能指定，请联系SSC双重任命协调员进一步了解 指导
  • Certifies in writing that the employee is available to perform such services and that the performance of such service will not have a detrimental effect on their 首页。 Institution 工作承诺
  • Is responsible for funding the 首页。 Institution’s portion of associated costs as outlined/agreed 双重委任协议的补偿详情
  • 充当由O定义的公共出纳员.C.G.A. 34-8-27
  • 谁负责执行双重雇佣协议 之前 启动工作
  • 向请求机构开具支付给雇员的发票
  • 维护人事资料和记录
  • Proactively ensures 工作 hours requested are in 合规 with the Employee Categories 政策
  • Ensures 合规 with Federal and State laws, including immigration, FLSA (overtime) 在适用的地方进行工作报告
  • 是否负责按岗位规定的加班费支付加班费 的加班
  • 是否负责与国际扶轮一起评估员工的多个职位 确定适当的FLSA状态
  • 确保工作时间报告到中心位置，以便ACA合规监控
  • 如适用，与国际扶轮和员工协商差旅费用的支付
  • 在人力资源管理部门担任主要工作(如果SSC支持的学校)
  • Is responsible for completing the 美国政府 Contract Addendum for Temporary Overload Compensation (如适用)[HI教务处]学术 & 学生事务手册4.11个学院 过载 & 教学人员职责
  • 是否负责共享sac /COC双重被委任者的最低资格证书 遵守国际教务处的规定

申请机构(RI):

需要特定知识和/或技能的机构. 请求机构 是否已确定一名员工目前有主要工作地点和/或 在家庭福利院工作. 那个雇员符合…的资格 执行服务.

要求机构的角色和责任:

• • 是否根据附录A的例子由双重委任协调员指定
    • 如果不能指定，请联系SSC双重任命协调员进一步了解 指导
  • 主动确保工作时间符合员工类别要求 政策
  • 负责支付申请机构的相关费用 如双重聘用协议的薪酬详情所述. 相关的 成本将包括适用的福利成本，如果员工成为福利资格 as a result of the addition of Dual Appointment obligations unless agreed upon otherwise.
  • 谁负责发起和执行双重委任协议 之前 启动工作
  • 通常支付家庭机构完成的工作在30天的计费周期或 在财政年度结束前(以较早者为准)，除非另有约定
  • 确保工作时间报告到中心位置，以便ACA合规监控
  • Ensures 合规 with Federal and State laws, including immigration, FLSA (overtime) 以及工作报告(如果适用的话)
  • 是否负责按岗位规定的加班费支付加班费 的加班
  • 负责与HI一起对员工的多个职位进行评估 确定适当的FLSA状态
  • Is responsible for notifying HI of any changes to the Dual Appointment Agreement with related possible payment changes to include class not making and/or employee discontinuing 工作
  • 如适用，与HI和员工协商差旅费用支付
  • Is responsible for maintaining minimal credentialing of any Dual Appointee for SACS/COC 合规

常见的出纳员:

双重聘用的雇员须由指定的原住院舍支付薪酬. 一个共同的出纳员将有助于确保美国政府符合联邦和州法律 and ensure Dual Appointees are being appropriately compensated for any 工作 responsibilities 超出其正常工作职责，涉及美国地质调查局一个以上单位的人员. 此外, all institutions in the 美国政府 are considered related corporations and one common paymaster 应按O.C.G.A. 34-8-27.

双重任命协调员():

机构的首席人力资源官应以书面形式任命员工。 在每个美国政府机构.

发展援助委员会将负责:

• • 协调和协助完成双重聘用协议表格
  • 协商指定安老院
  • 协助完成工作表格，发票和付款
  • 为机构保留协议记录
  • 根据员工类别政策进行报告 成分
  • Coordinating the sharing of faculty records for credentialing as required for accreditation 机构

重载:

符合《十大正规网赌平台》规定的条件.11, 可能会出现过载. 参考政策以了解进一步的说明和要求.

双重委任协议表格(DAA):

Form that facilitates (1) the flow of appropriate information to all involved parties (2)检讨及批准国际扶轮与国际扶轮的双重委任详情. 付款和发票的详细信息将逐项列出(包括相关费用)，并将 由国际扶轮与国际扶轮商定.

• 双重任命协议将不会在一个月结束后的一段时间内执行 财政年度. 如果财政以外的业务需要参与，将重新执行该表格 年底日期.
  • 对于任期超过两(2)个财政年度的双教员任命者，一 如果提供有关财政年度之间资金分配的详细信息，DAA是可以接受的 都包含在DAA中吗.

• 如果对已执行的双重任命协议进行了任何更改，则影响 赔偿细节或义务，必须执行新的协议. 如果更改 不影响赔偿细节或义务，是否为现行附录 可以签署协议.

确认/核实工作表格:

Form that is completed to certify that Dual Appointment 工作 is commencing as outlined 填写双重聘用合约表格.

This form will be required for invoicing and payment of Dual Appointees with a one-time 订婚.

有持续工作的双重任命人员也需要此表格 as agreed upon between the HI and RI in the 美国政府 Dual Appointment Agreement (at a minimum 到雇员的第一个预定发薪日为止).

The Confirmation/Verification of Work process shall also follow grant funding requirements, 如果适用的话.  这可能需要额外的时间和精力进行认证.

过程/程序:

双重委任协议的执行: 工作开始前必须完成

1. 1. 国际扶轮确定需要一位双重委任人.
   2. 双重被任命者与他们的HI主管讨论潜在的合作并获得 最初的邮件
   3. 国际扶轮双重任命协调员(DAC)联系HI双重任命协调员 初步讨论员工资格和可能的利益影响 双重委任安排.
   4. RI DAC与HI DAC和相关方一起填写员工信息 以及协议表格的付款和发票详情.
   5. 国际扶轮发展委员会将协议表格发给员工审阅并签署.
   6. 国际扶轮教务委员会将协议表格寄给国际扶轮教务主任/行政部 签署双重聘用协议表格的负责人.
   7. RI DAC routes Dual Appointment Agreement to 总统/Designee for review and approval/sign 从.
      1. If the president of an institution wishes to delegate signature authority to department 头,等. 对于这个过程，这必须以书面形式完成.
      2. BOR政策手册§2.5.1 -“总统的权力和责任:执行 “机构负责人”包括以下内容:“总统的自由裁量权 应足够宽泛，使他/她能够履行这些职责.”
   8. 如果获得批准，国际扶轮委员会将发送双重任命协议给HI委员会. 如未获批准， 国际扶轮谘询委员会通知该员工、国际扶轮主任/部门主管及国际扶轮谘询委员会.
   9. HI DAC审查美国政府双重任命协议已完成的部分的准确性和 如有必要，请寄回国际扶轮DAC更新.
   10. HI DAC将协议转发给员工的部门主管.
   11. HI部门主管审核美国政府双聘协议表并批准/签署 从
   12. 双重任命者是HI的教员吗? 是，执行步骤12.a. 如果没有，请继续 到第13步.
       1. HI DAC will forward the Agreement to HI VP for Academic and Student Affairs for review 和批准/签字.
       2. 负责学术和学生事务的HI副总裁确保适当的证明文件 已经完成了，我.e. 超载协议、合同修改.
   13. HI DAC或学术和学生事务副总裁向美国政府发送双重任命 协议提交HI总裁或指定人员审核批准/签署.
       1. If the president of an institution wishes to delegate signature authority to department 头,等. 对于这个过程，这必须以书面形式完成.
          1. BOR政策手册§2.5.1 -“总统的权力和责任:执行 “机构负责人”包括以下内容:“总统的自由裁量权 应足够宽泛，使他/她能够履行这些职责.”
   14. 美国政府双重任命协议被发送给HI双重任命协调员进行审查 for completeness and the HI DAC forwards the information 到国际扶轮 双重委任协调员.
   15. RI 双重委任协调员 reviews 美国政府 Dual Appointment Agreement for completeness 和准确性，并与HI双预约协调员工作，如果需要更新.
   16. 双重委任协调员s at both institutions notify appropriate parties of completed 美国政府双重任命协议并提供副本.
   17. 当EGSC为国际扶轮时，双重受聘人须完成一份令人满意的 背景调查. 背景调查申请表将由 国际扶轮人力资源部在双重任命协议批准后. 在背景调查结果令人满意之前，双重受聘人不能开始工作 已完成.
   18. When EGSC is the RI, the Dual Appointee will be required to complete new hire training (e.g.(性骚扰). 知情权和道德培训是相同的 所有美国政府院校，不会列入EGSC所需的培训. 双 获委任者须每年接受续期培训.

NOTE: If any party denies the conditions 美国地质调查局 Dual Appointment Agreement during 执行时，两个机构的双重任命协调员将负责协调 updates needed or communicate to appropriate parties that agreement could not be executed.

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The following approval signatures will be required to execute a Dual Appointment Agreement 十大正规网赌平台.

• • 行政部部长
  • 主管学术和学生事务的副校长
  • 商务事务副总裁
  • 总统

双重预约付款/发票:

1. 1. 付款和发票启动
      1. 如果双重被任命者收到一次性付款，则需要与DAC合作 the RI 学术事务 Head/ 行政部部长 to complete the Verification 《十大正规网投平台》的工作部分.
      2. 如果双重受聘人有持续的工作，评核委员会必须与国际扶轮合作 教务处处长/行政处长完成校核工作 《十大正规网投平台》的工作部分 之前 to the employee’s first scheduled 支付日期. 任何付款后的初步核查应按照时间表概述 填写双重聘用合约表格.
   2. 支付给员工:
      1. HI Payroll Office processes payment to Dual Appointee based on Dual Appointment Agreement Form.
         注:一旦提供服务，必须支付员工工资，并支付给 员工不应该依赖于发票和HI之间的付款收据 RI.
   3. 国际扶轮发票:
      1. HI双重任命协调员与HI会计办公室一起启动发票 到国际扶轮.
      2. HI会计办公室发送发票和协议/完成工作表格的副本 寄给国际扶轮会计部.
      3. 国际扶轮会计办公室开出支票并寄给HI会计办公室付款.
      4. 两个机构在必要时协调和调整会计和预算. (见BPM 第五节.3.3).

职责:

双方在双重任命政策方面的责任 是:

聚会，派对。	责任
人力资源副校长	确保遵守政策.
主管学术和学生事务的副校长	确保遵守政策.
商务事务副总裁	确保遵守政策.
人力资源总监	确保遵守政策.
双重委任协调员	确保遵守政策.

信息共享:

双重任命协调员将协调下列各项的收集工作 来自家庭机构(HI)的信息，并将在内部共享信息 与有关办事处联络. 发展援助委员会将与内部办公室协同工作 to submit credentialing and other requested information to the 请求机构 (RI).

文档	办公室
已执行的双重委任协议	学术事务 适用的教务主管或系主任 商务 人力资源
资格审查囊/ COC	学术事务 适用的教务主管或系主任 商务 人力资源
休假的利用率	人力资源
e - verify系统	人力资源