10.1 Registrar Records

Adopted by President’s Cabinet 4/26/16

10.注册者-学生注册记录的保留、存储和处理 Academic Achievement Records

注册官办公室应保留未扫描的Banner Xtender硬拷贝文件 在一个安全的，防火的区域，所有记录适用于学生的入学和学术 achievement. 招生管理扫描标引组负责此项工作 创建学生提交的所有传入文件的电子图像 the Admissions, Financial Aid and Records Offices. These documents are maintained 在Banner招标文件系统中，并无限期保留. The Office of the 注册商保留的电子图像包括但不限于以下内容 处理学期成绩报告、毕业信息及审核表格、进度表 调整/注册信息，成绩单请求，退学表，入学 认证请求、保密请求、CPE、Compass和Regents的考试成绩 information.

• • 申请入学后，申请人需要填写一份录取通知书 application and supply several types of information. Students must supply transcripts 从以前就读的所有机构，SAT或ACT考试成绩，高中毕业 or GED information, and immunization records. This information is scanned and indexed to the Banner Xtender management system. Students who apply but do not attend within 一年之内，将需要完成一份新的申请.
    
    十大正规网赌平台招生管理实现了文件申请 appx招标文件管理系统2010年春季. The Scanning & Indexing Unit 扫描并索引了以前位于注册中的所有历史学生文件夹 Management vault. 招生、记录和财政援助办公室有权访问 to these historical records for future reference.
    
    学生文件的硬拷贝将在一个学期内存档 order below:
    • 秋季学期收到的文件将在春季学期结束时销毁; 
    • 春季学期收到的文件将在夏季学期结束时销毁; 
    • 夏季学期收到的文件将在秋季学期结束时销毁
  • 2010年以前的学生学习成绩被保留并存储在招收ment中 Management vault. 历史上，档案办公室会列出一份学生名单 有5年未就读该院校. These folders were pulled, 装箱，按年份标记，并转发到学生档案，位于 in the auxiliary warehouse. 此信息的存档期限为5年 到那时，如果学生还没有回来，它就会被销毁. Students, 谁在将学生文件夹信息转移到存档后返回，会吗 他们的档案是否退回档案室扫描及编目.
  • 在1997年夏季季度之前，学术历史信息被保存在永久记录中 卡片. 这些记录已录入我校学生信息系统 这些记录将被无限期保留，直到它们被成像到AppXtender Document Management System.
  • 教师将学生的最终成绩直接输入到Banner学生信息中 系统通过其Banner Web帐户，这些帐户以电子方式存储和保留 indefinitely.
  • 档案办公室保存了一份AppXtender管理专业毕业生的最新名单 System along with degree audit information. This information is held indefinitely. 这些信息也记录在班纳学生信息系统中.
  • 档案办公室目前没有保留注册时间表. Banner学生信息系统中有一个审计跟踪应用程序 允许跟踪学生注册信息. Schedule adjustment information 在课程变更表(添加或退出)上扫描并索引到 the AppXtender Document Management System.
  • 根据联邦法律《十大正规网赌平台》，学生有权 完全自由裁量权披露其学术信息的个人或实体 other than themselves. 学生可以选择不提供任何信息， 包括被认为是目录信息的内容，不得发布给任何人，而不是 themselves. 我们要求选择此选项的学生填写一份保密文件 Statement. 这些信息被放在学生的文件夹中，并一直保存到那个时候 time as the folder is destroyed. Banner Student Information System and the physical 文件被扫描并编入AppXtender文件管理系统 a permanent record. 根据指导方针销毁实物纸质表格 以上.
  • 过去的CPE和董事考试成绩以及过去和当前的指南针分数信息 is scanned and indexed in AppXtender. 
  • 在1997年秋季学期之前，为向董事会报告而生成的数据 Regents is kept in the vault. 从那时起，这些信息以电子方式存储 within this office.

*注:从1997年夏季学期开始，十大正规网赌平台实行学生制 information system, Banner. 所有注册，学历和毕业信息 在这个学生信息系统内进行维护. Computer Services runs a daily 在每个工作日结束时进行备份，为期两周. This is a complete 备份并能完全恢复我们的学生信息系统的运行秩序.